Seit dem Supportende von Exchange Server 2019 ist bei vielen Organisationen Bewegung in ein Thema gekommen, das jahrelang „einfach lief“. Solange Sicherheitsupdates kamen, konnte man Exchange On-Prem gut weiterbetreiben – mit planbaren Wartungsfenstern und überschaubarem Risiko. Aber wenn der Produktsupport endet, ändert sich die Lage: keine regulären Updates mehr, steigendes Sicherheitsrisiko und spätestens beim nächsten Audit unangenehme Fragen.
Genau deshalb stelle ich diese Kalkulation auf. Nicht, weil man „jetzt sofort alles in die Microsoft Cloud werfen muss“, sondern weil man nach einem Supportende zwangsläufig entscheiden muss, wie es weitergeht:
Bleiben wir bei Microsoft (Exchange Online / neue Server-Generation) – oder lohnt sich ein Blick auf Alternativen wie Open-Xchange Cloud, gerade wenn Datenschutz und Kosten eine große Rolle spielen?
Und weil Diskussionen in der Praxis oft mit „gefühlten Preisen“ geführt werden („On-Prem ist doch günstiger“ / „Cloud ist immer teurer“), habe ich die Zahlen einmal sauber nebeneinander gelegt – als Beispiel für 100 Nutzer, rein auf Basis der Lizenz-/Abo-Kosten. Wichtig: Bei On-Prem fehlen in so einer Tabelle fast immer die echten Kostentreiber wie Betrieb eigener Infrastruktur und Wartungspakete für Hardware. Auch das benenne ich bewusst, damit die Entscheidung nicht auf halben Zahlen basiert.
WAS GENAU IST IN DIESER KALKULATION ENTHALTEN
UND WAS NICHT?
Damit wir nicht Äpfel mit Birnen vergleichen, ist das hier bewusst eine „Basis-Rechnung“:
Enthalten sind:
Laufende Lizenz-/Abo-Kosten für 100 Nutzer (pro Jahr und auf 3 Jahre hochgerechnet).
Bei Open-Xchange Cloud: „OX Essentials“ + zusätzlich gebuchter Speicher (im Beispiel 300 GB).
Bei Microsoft: Exchange Online Plan 1 (Cloud).
Bei Exchange On-Prem: Open-Value-Lizenzbestandteile (Server + CAL/SA) bzw. ein Szenario „Open Value + CSP“.
Nicht enthalten sind (und das ist wichtig):
Einmalige Projektkosten wie Migration, Einrichtung, Schulung (die gibt’s in jeder Variante – mal mehr, mal weniger).
Bei On-Prem: Kosten für den Betrieb eigener Infrastruktur (Server/Storage/VM-Plattform, Backup, Monitoring, Patchen, Wartungsfenster, Strom/Kühlung).
Ebenfalls nicht enthalten: Wartungspakete/Serviceverträge für Hardware und typische „Nebenkosten“, die man oft erst sieht, wenn ein Teil ausfällt oder ein Update aus dem Ruder läuft.
Das Ziel dieser Rechnung ist also nicht „bis auf den letzten Euro“, sondern: eine klare Richtung zu bekommen, wie sich die Modelle im Alltag unterscheiden – vor allem jetzt, wo Exchange 2019 als Plattform nicht mehr einfach „weiterlaufen“ sollte.
| Position | Betrag pro Jahr | Open- Xchange Cloud | Vollständige Umsetzung mit OpenValue On-Prem | Open Value und CSP Lizenzen On-Prem | M365 - Cloud |
| Exchange Server Lic/SA 3Y1Y | 1.591,00 € | 1.591,00 € | 1.591,00 € | ||
| MS OVL Exchange Std U-CAL Lic/SA ADD 3Y1Y bei 100 Usern | 20.355,00 € | 20.355,00 € | |||
| Exchange Online Plan 1 | 5.328,00 € | 5.328,00 € | 5.328,00 € | ||
| 100 Mailboxen OX Essentials | 3.480,00 € | 3.480,00 € | |||
| Speicher 300 GB | 540,00 € | 540,00 € | |||
| Summe in einem Jahr | 4.020,00 € | 21.946,00 € | 6.919,00 € | 5.328,00 € | |
| Summe in drei Jahren | 12.060,00 € | 65.838,00 € | 20.757,00 € | 15.984,00 € |
KURZER REALITÄTS-CHECK
WARUM ON-PREM IN DER PRAXIS FAST IMMER TEURER IST ALS DIE TABELLE
Wenn Exchange lokal läuft, kommen typische Blöcke dazu, die man selten in „Lizenz-Tabellen“ sieht:
Server/Storage/VM-Plattform (und irgendwann: Austausch)
Wartungspakete, Ersatzteile, ggf. Vor-Ort-Service
Backup (inkl. Offsite/Immutable), Restore-Tests
Monitoring, Patchmanagement, Wartungsfenster
Strom, Kühlung, Rack/Platz
Betriebszeit: Hardening, Troubleshooting, Incident-Handling
Heißt unterm Strich: Selbst wenn On-Prem fachlich gut gemanagt ist – es bleibt ein Betriebsprojekt. Und genau da unterschätzen viele die laufenden Kosten.
EXCHANGE VS. OPEN-XCHANGE CLOUD
NICHT NUR PREIS, SONDERN AUCH „WIE FÜHLT SICH DER ALLTAG AN?“
Open-Xchange Cloud ist nicht „nur Mail“. Es ist eine Groupware-Plattform mit Mail, Kalender, Kontakten, Aufgaben, Dateien und je nach Paket auch Office-Funktionen. Und: Sie wird vollständig in Europa betrieben, DSGVO-konform verarbeitet und setzt auf Verschlüsselung und klare Zugriffskonzepte. Hier geht es zu unseren Open-Xchange-Paketen.
Was ich im Alltag praktisch finde (und was vielen beim Umstieg hilft):
Es gibt integrierte Werkzeuge für den Umzug: Postfächer, Kalender, Kontakte und Dateien lassen sich mit Migrationsfunktionen übernehmen.
Standardschnittstellen: IMAP/SMTP, CalDAV/CardDAV, Weboberfläche – das macht Clients und Geräteanbindung flexibel.
Exchange (egal ob On-Prem oder Exchange Online) ist natürlich ebenfalls etabliert – aber durch das Supportende von Exchange 2019 ist die Frage „Wie geht’s weiter?“ jetzt nicht mehr optional, sondern schon lange Pflicht.
FAZIT
UND WARUM DIE RECHNUNG JETZT RELEVANT IST
Ich habe diese Kalkulation aufgestellt, weil das Supportende von Exchange 2019 viele Umgebungen ohnehin zu einer Entscheidung zwingt. Dazu kommt die Berücksichtigung der weltpolitischen lage.
Und wenn man dann schon entscheiden muss, sollte man es nicht „aus dem Bauch“ tun, sondern mit Zahlen.
Die Zahlen hier zeigen: Für 100 Nutzer ist Open-Xchange Cloud in dieser Basisvariante deutlich günstiger als Exchange Online Plan 1 und kombiniert das mit einem klaren souveränen Datenschutz-/EU-Betriebsmodell, das für viele Organisationen mittlerweile ein echtes Entscheidungskriterium ist.
Und beim Thema Exchange On-Prem gilt: Die Tabelle zeigt nur Lizenzen. In der Realität kommen Betrieb und Wartung obendrauf, inklusive Hardware-Wartungspaketen, Backup, Monitoring, Patchmanagement. Genau das macht On-Prem in der Praxis oft teurer, als man es in einem ersten Excel-Sheet vermutet.